做外贸如何正确写开发信？

为什么我每天发很多的邮件都没有回复？

为什么我写了那么多的内容客户都不感兴趣？

为什么我明明发送了那么多的人都石沉大海？

为什么为什么为什么

？？？

……

图片来源于视频号截图

老外直呼：“I really don’t care what kind of company you are, please stop sending me template cold emails!”（我真的不在乎你是什么样的公司，求求别再给我群发邮件模板了！）

曾经有一个合作客户也分享过他的经历，“你看这全是我今天收到的邮件，有上百封，但是我会看吗？我不会看！我基本上会大体浏览一下标题，如果是不感兴趣的我会全选然后删除。”

……

发信人此刻已经哭晕在工位！

我们平时在给客户发开发信的时候可能会忽视的一些细节：比如写开发信的时候不写客户的名字，或者是写名字的时候把名字搞错，或者是标题太长内容太长，客户没有阅读的兴趣，又或者是我们营销的味道太浓，给客户的感觉没有任何人情味……我们可能觉得无所谓，但是客户会很在意这些！他们会感觉很crazy，往往这样的邮件会因为缺乏针对性和个性化，被大量归类为垃圾邮件，难以触达目标客户！

所以，重要的事情说三遍！真的不要再邮件群发，千篇一律了！！！

那么接下来呢，小编就通过四个方面来给大家去深刻解析如何写一封好的开发信！

 开发信模式

邮件群发早已经过时，为了应对这一挑战，外贸行业必须探索更加精细化的客户开发方式，其中粗发和精发成为两种主流模式。

▉ 粗发邮件：就像广撒网捕鱼

适用于向多个关键人发送邮件的场景，如大型公司或团队。想象一下，你在一个大池塘里想抓到很多鱼（客户）。粗发邮件就像是你在池塘里撒了一大网，这张网设计得简单明了，能够吸引不同种类的鱼（不同类型的客户）。你不需要对每条鱼都深入了解，但你会确保网里的饵料（邮件内容）对大多数鱼都有点吸引力。这样，虽然你可能不会抓到所有鱼，但能快速地覆盖一大片区域，增加抓到鱼（获得客户回复）的机会。

不过，要注意的是，这并不意味着你随便乱撒网。你还是会根据鱼的习性（客户的特征）进行一些分类和选择，让饵料更贴近它们喜欢的口味（更个性化的内容）。

▉ 精发邮件：一对一、高度定制化

现在，假设你想给好朋友Tony送一份特别的礼物（推广你的产品或服务），你会怎么做？你可能会先想想Tony喜欢什么，需要什么，然后写一封专门给他的信，信上直接称呼他的名字，告诉他为什么这个礼物特别适合他。这就是精发邮件的精髓。

精发邮件是一种高度个性化、定制化的开发信模式。你会深入研究每个客户的喜好和需求，然后在邮件里用他能感受到的诚意和关心来介绍你的产品或服务。这样的邮件就像是你亲自为他挑选的礼物，自然更容易打动他，让他愿意回复你。

所以，粗发邮件是广而告之，快速覆盖；精发邮件则是精准打击，深度交流。

两者各有千秋，外贸行业在应对挑战时，可以根据实际情况灵活选择使用。

 准备工作

这也是重中之重的关键步骤，为了确保邮件能够精准，有效地触达目标客户并激活对方兴趣，那么在进行邮件开发之前，非常需要一套系统而周密的准备工作流程！

▉ 一、客户背景调查

目的：深入理解客户，识别其需求与痛点，为开发信精准营销打下基础。

1.    客户的采购频率、周期和偏好：

通过环球慧思GTIS5.0系统，我们可以获取客户的采购频率、平均单价和采购量等信息。这些外贸大数据能帮助我们理解客户的采购节奏和偏好，以及他们能接受的价格范围和购买量的大小，通俗的说也就是他们愿意花多少钱买多少东西，识别其潜在的需求和痛点。

图片来源于环球慧思GTIS5.0系统

2.    客户合作的供应商及其优势分析：

通过环球慧思GTIS5.0系统分析客户当前合作的主要供应商，可以了解其对供应链的偏好和价值观。比较我们与这些供应商的优势，例如产品质量、价格竞争力和服务水平，有助于准确把握客户的关键关注点。

图片来源于环球慧思GTIS5.0系统

3.    竞争对手的分析：

通过环球慧思GTIS5.0分析客户的供应商信息和市场分布情况。如果客户的供应商多来自中国，那么客户可能对中国供应商的认可度较高。如果客户的供应商以价低者量大，那么这个客户可能是价格导向型客户，了解客户与竞争对手的供应链关系，可以帮助我们更好地制定切入策略和优化开发信内容。

图片来源于环球慧思GTIS5.0系统

▉ 二、找寻收件人联系方式

目的：确保邮件能够直接送达目标决策者，提高回复率。

环球慧思GTIS5.0系统：在GTIS5.0系统中，通过公司名称或产品关键词搜索，展示搜索结果中的公司名称、产品详情及联系方式。如姓名、职位、邮箱、电话等。

图片来源于环球慧思GTIS5.0系统

海运数据网站：访问如VesselFinder、Flexport等海运数据网站，查询目标客户的货运记录和航运数据，有时能间接获取到关键联系人的信息。

社交媒体插件：利用LinkedIn的高级搜索功能，输入公司名称或职位关键词，查找目标客户的员工信息，特别是采购部门或高管的联系方式。安装插件：如Rapportive、Nimble等LinkedIn插件，能自动展示联系人的更多背景信息，便于筛选和定位。

建立客户档案：将这些搜集到的信息整理成客户档案，便于后续跟进和管理。包括公司基本信息、采购习惯、关键人联系方式等，确保邮件标题和正文内容精准反映客户的采购偏好和市场竞争环境，提高邮件的相关性和吸引力。

▉ 三、邮件内容策划

目的：根据前两步的调研结果，制定具有针对性和吸引力的邮件内容。

邮件类型选择：根据搜集到的客户类型、邮件目的及已有信息，决定是采取粗发还是精发策略。

标题设计：标题是吸引收件人打开邮件的关键。粗发邮件标题应简洁明了，突出公司或产品亮点；精发邮件标题则需更加个性化，体现对收件人的了解和尊重。

邮件内容撰写：正文内容应围绕客户需求和痛点展开，突出自身优势，如价格优势、品质保证、服务完善等。同时，注意语言简洁、逻辑清晰，避免冗长和营销味过浓。

邮件模板调整：根据邮件类型和收件人特点，选择合适的邮件模板进行调整。确保邮件格式规范、排版美观，易于阅读。

邮件内容撰写

一定要选个正规邮箱：

· 用一个看起来正规、专业的邮箱，最好是公司给的，如果没有就用自己的，比如Gmail、QQ邮箱。

· 在邮箱名字上动点心思，加上你的名字、公司名，让客户一看就知道你是哪家公司的谁。

· 写邮件前，用个小工具检查一下标题，别让邮件变成垃圾邮件。

· 发完邮件后，用追踪工具看看客户有没有收到，有没有打开。

标题测试工具：https://sendcheckit.com

邮件追踪工具：readnotify.com

名字要叫对，要亲切：

发邮件的名字不要用那种冷冰冰的sales in four or order或者是number one/two之类的，像一个机器人，要用你的真名。客户的名字也要叫对，最好叫他们的名字，让客户觉得邮件是专门给他们的。

标题要短，要说到点上：

邮件标题别太长，一眼就能看出你要说啥。想想客户最关心什么，把这点放到标题里，比如“Tony，帮你提高生产效率的好东西”。

内容要简单，要为客户着想：

· 邮件内容别啰嗦，直接说你能给客户带来什么好处。

· 别老说自己怎么好，要说你的产品或服务怎么帮客户解决问题。

· 如果你的东西比别人好，就说说好在哪里，比如更快、更便宜、质量更高。

· 语法、标点别出错，也别用太多加粗的红色字，客户可能不喜欢。

结尾要完整，联系方式要清楚：

邮件最后写上你的名字、公司名、网址、电话和邮箱，让客户知道怎么联系你。如果能提到你和某个大客户合作过，就提一下，这样客户会更信任你。

“五”不要

第一封邮件不要带链接

第一封邮件不要带附件

不要用AI写邮件模板

第一封邮件不要粘贴多张图片

不要出现高频垃圾词汇

常见高频垃圾词汇：

Oppotunity,Win,Winner,Rate,CallnowPrice,Dollars,Discount,Money,Cheap,Rate,FreePleaseRead,Don’tDelete,SpecialCooperate,Check,Credit,Loans,BuyOrder Now, Specializing, Specialized, Offer……

话不多说，直接上模板，

小编实力宠粉带你一句一句解读：

注意！这是个反面模板哦~

那么到底什么样的开发信模板会让人眼前一亮呢？正面案例：

1、主题简洁带有收件人名字，客户打开意愿很大。

2、带有工厂字样，采购商更希望和工厂合作，降低采购成本。

3、如果是贸易公司，可以注重强调服务、产品质量、账期、船期等优势条件，可根据自己公司的优势情况自行调整，一定要有差异化的东西，才更能吸引客户。

4、如果有具体的产品规格型号、含量、浓度等不同参数，可以附上一张图片，帮助客户更好的了解公司，但是切记不要放太多图片，否则容易进入垃圾邮件。

小编有话说：

这些只是给大家展示一个很简单的模板，大家在自己去开发的时候可以做N种搭配，总之定制化与DIY的邮件开发策略需要遵循简洁、利他、展示优势和差异化营销的基本逻辑。同时，也要保持持续优化和测试的态度，不断提升邮件的质量和效果。

当前市场环境下，群发邮件的红利期确实已经过去，转向精准发送和定制化邮件成为了更为有效的策略。这种转变不仅是对市场变化的适应，更是提升客户体验和促进业务增长的关键。

同时，扎实的基本功和持续关注客户需求和痛点也是我们赢得订单的关键。环球慧思外贸大数据可以为邮件营销提供强大的数据支持和决策依据。虽然这个过程可能充满挑战，但只要我们用心去做，就一定能够取得更好的成果。

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来源：环球慧思外贸资讯